Sertifikasiya üçün ümumi şərtlər

Ümumi şərtlər D 041

1 Giriş

Bu müddəalar müstəqil üçüncü tərəf audit xidmətləri və sertifikatlaşdırma ilə bağlı fəaliyyətləri tənzimləyir.

Mündəricat

Ümumi Şərtlər D 0411 

1 Giriş

2 Əhatə olunan xidmətlər

3 Sifarişçinin/Sertifikat sahibi təşkilatın öhdəlikləri və hüquqları

3.1 Sertifikatlaşdırma və auditlərin keçirilməsi

3.2 Sertifikat sahibi təşkilatdan sertifikatlaşdırma orqanının gözləntiləri

3.3 Ödəniş

3.4 Məsuliyyətdən imtina

3.5 Müqavilənin ləğvi

4 Sertifikatlaşdırma orqanının öhdəlikləri və hüquqları

4.1 Scandinavian Certification AS-in öhdəlikləri

4.2 Scandinavian Certification AS-in hüquqları

4.3 Sertifikatın əhatə dairəsinin azaldılması

4.4 Sertifikatın dayandırılması

4.5 Sertifikatın geri çağırılması

4.6 Xüsusi auditlər

5 Şikayətlər

6 Apellyasiyalar (etirazlar)

7 Qaydalar və standartlardakı dəyişikliklər

8 Sertifikat sahiblərinin reyestri

2 Əhatə olunan xidmətlər

İdarəetmə sistemlərinin auditi və sertifikatlaşdırılması:

• ISO 9001:2015 – Keyfiyyətin idarəetmə sistemləri

• ISO 14001:2015 – Ətraf mühitin idarəetmə sistemləri

• ISO 22000:2018 – Qida təhlükəsizliyinin idarəetmə sistemləri

• ISO/IEC 27001:2017 & 2022 – İnformasiya təhlükəsizliyinin idarəetmə sistemləri

• ISO 37001:2016 – Korrupsiyaya qarşı mübarizə idarəetmə sistemləri

• ISO 39001:2012 – Yol təhlükəsizliyinin idarəetmə sistemi

• ISO 45001:2018 – Peşə sağlamlığı və əməyin təhlükəsizliyi idarəetmə sistemi

Digər müstəqil xidmətlər:

• Davamlı inkişaf (dayanıqlılıq) hesabatlarının GRI standartlarına əsasən yoxlanılması və qiymətləndirilməsi

• Təşkilatın daxili tələblərinə uyğun olaraq müstəqil audit xidmətləri

3 Sifarişçi/Sertifikat sahibi təşkilatın öhdəlikləri və hüquqları

3.1 Sertifikatlaşdırma və auditlərin keçirilməsi 

İdarəetmə sistemi və sənədləşmə üzrə ümumi tələblər

• İdarəetmə sistemi sənədləşdirilmiş olmalı, tətbiq edilmiş və minimum 3 ay əməliyyat tarixçəsinə malik olmalıdır.
• Daxili auditlər həyata keçirilməli və onların effektivliyi sənədlərlə təsdiq edilməlidir.
• Ən azı bir dəfə rəhbərliyin təhlili keçirməsi (management review) tamamlanmalı və idarəetmə sisteminin effektivliyini sənədlərlə göstərməlidir.
• İdarəetmə sisteminə dair müvafiq sənədlər Scandinavian Certification AS-ə auditdən gec olmayaraq 4 həftə əvvəl təqdim edilməlidir. Bu tələb yalnız hər iki tərəfin razılığı ilə istisna edilə bilər.

Sifarişçi/Sertifikat sahibi təşkilat aşağıdakıları təmin etməlidir:

• Scandinavian Certification AS-in sertifikatlaşdırma prosesini planlaşdırması üçün (öz öhdəliklərinə əməl etmək məqsədilə) növbəti auditin son tarixindən ən gec 3 ay əvvəl lazımi məlumatların təqdim olunmasına dəstək vermək.
• Sertifikatlaşdırma prosesi zamanı əlaqələndirici şəxs qismində çıxış edəcək rəhbərlik tərəfindən təyin olunmuş nümayəndəni müəyyən etmək.
• Audit zamanı əsas personalın olmasını təmin etmək.
• Sertifikatlaşdırma ilə əlaqəli bütün mühüm məsələlər barədə Scandinavian Certification AS-i məlumatlandırmaq.
• Uyğunsuzluqlar üzrə düzəldici tədbirlərlə bağlı qənaətbəxş cavab və sənədləri Scandinavian Certification AS-in hesabat sisteminə (reporting tool) müəyyən olunmuş müddət ərzində (adətən üç ay) təqdim etmək. Əgər bu müddət ikinci mərhələ auditinin son tarixindən 6 ayı keçərsə, yeni bir ikinci mərhələ auditi aparılmalıdır.
• Sertifikatlaşdırma çərçivəsində fəaliyyət göstərilən sahələrə və obyektlərə Scandinavian Certification AS audit heyətinin girişini təmin etmək.
• Zəruri hallarda Akkreditasiya Qurumu tərəfindən həyata keçirilən auditlərin keçirilməsinə şərait yaratmaq.
• Audit fəaliyyəti zamanı və auditorların sağlamlığı və təhlükəsizliyi ilə bağlı əhəmiyyət kəsb edən sağlamlıq, təhlükəsizlik və ətraf mühit məsələləri barədə Scandinavian Certification AS-i və onun auditorlarını vaxtında məlumatlandırmaq. Bu həmçinin zəruri hallarda qabaqlayıcı tədbirləri, təlimləri və fərdi mühafizə vasitələrinin təqdim edilməsini də əhatə edir.
• Sertifikatlaşdırma məqsədilə müraciət edilən standartların etibarlı lisenziyalı versiyasına təşkilatın çıxış imkanının olduğunu sənədlərlə sübut etmək.

3.2 Sertifikat sahibi təşkilatdan sertifikatlaşdırma orqanının gözləntiləri

Sertifikat sahibi təşkilat aşağıdakı tələblərə riayət etməlidir:

• İdarəetmə sisteminin sənədləşdirilmiş və daim fəaliyyət göstərən vəziyyətdə saxlanılmasını təmin etməlidir.
• Uyğunluğun yenidən yoxlanılmasını tələb edə biləcək sistem dəyişiklikləri barədə Scandinavian Certification AS-i məlumatlandırmalıdır.

• Aşağıdakı hallar baş verdikdə Scandinavian Certification AS-ə dərhal məlumat verməlidir:

• Sertifikatın əhatə dairəsində dəyişikliklər olduqda
• Təşkilat başqa bir şirkət tərəfindən alındıqda, sahibliyi dəyişdikdə və ya sertifikatlaşdırılmış sahə ləğv olunduqda / köçürüldükdə
• Əsas personalda, ünvanlarda və coğrafi yerlərdə dəyişiklik baş verdikdə
• Sertifikatlaşdırılmış qurum(lar)ın sahibliyində və/və ya əməliyyat nəzarətində dəyişiklik olduqda
• Sertifikat(lar)ın yalnız müəyyən olunmuş qüvvədəolma şərtlərinə uyğun şəkildə istifadə olunmasını təmin etməlidir.

• Media, internet, broşürlər, elanlar və digər sənədlərdə sertifikat statusuna istinad edərkən, yalnız uyğunluq tələblərinə uyğun hərəkət etməli və bu kontekstdə yanlış və ya çaşdırıcı bəyanatlardan çəkinməlidir.

• Yalnız etibarlı (qüvvədə olan) sertifikata və onun aid olduğu sahəyə istinad edilməlidir.

• Sertifikasiyanın elə şəkildə istifadə edilməsinə yol verilməməlidir ki, bu, sertifikatlaşdırma orqanının nüfuzuna zərər gətirsin və ya fəaliyyət göstərdiyi sahədə inamı azaltsın.

• Sertifikatlaşdırılmış sistemlə bağlı müştəri şikayətlərini qeydiyyata almalı və sənədləşdirməlidir.

Sertifikat sahibi təşkilat, sertifikatlaşdırma orqanının loqosundan öz fəaliyyətində istifadə etmək hüququna malikdir. Sertifikatların və loqoların istifadə şərtləri daim vebsaytımızda yerləşdiriləcək: www.scancert.no

Əgər Scandinavian Certification AS fəaliyyətini dayandırarsa və ya müflis elan olunarsa, sertifikat sahibi əlavə məlumat vermə öhdəliyi olmadan başqa bir sertifikatlaşdırma orqanı seçmək hüququna malikdir.

3.3 Ödəniş

Sifarişçi/Sertifikat sahibi təşkilat, sertifikatın verilməsindən və ya qüvvədə saxlanılmasından asılı olmayaraq, sertifikatlaşdırma prosesi ilə bağlı bütün xərcləri müqaviləyə uyğun şəkildə ödəmək öhdəliyi daşıyır.

Əgər sifarişçi/sertifikat sahibi əvvəlcədən razılaşdırılmış auditi planlaşdırılmış tarixdən iki həftədən az müddət qalmış ləğv edərsə və ya təxirə salarsa, Scandinavian Certification AS artıq sərf olunmuş iş saatlarını kompensasiya etmək məqsədilə audit haqqının bir hissəsini hesab fakturası şəklində təqdim etmək hüququnu özündə saxlayır.

3.4 Məsuliyyətdən imtina

Auditlər mövcud məlumatların nümunə əsaslı yoxlanılması əsasında həyata keçirilir. Bu səbəbdən, audit sübutlarında müəyyən dərəcədə qeyri-müəyyənlik hər zaman mövcud ola bilər və bu hal audit nəticələrinə təsir göstərə bilər.

Audit zamanı verilən tövsiyələr, sertifikatın verilməsi və ya qüvvədə saxlanılması ilə bağlı yekun qərar qəbul edilməzdən əvvəl nəzərdən keçirilir və qiymətləndirilir.

Scandinavian Certification AS bu müqavilə çərçivəsində öhdəliklərinin pozulmasına görə daşıdığı məsuliyyətin yuxarı həddi, tərəflər arasında razılaşdırılmış sertifikatlaşdırma müqaviləsinin iqtisadi dəyəri ilə məhdudlaşdırılır.

3.5 Müqavilənin ləğvi

Müqavilənin qüvvədə olma müddəti müqavilədə göstərilir. Maliyyə yükünün yaranmaması üçün müqavilənin ləğvi barədə bildiriş növbəti auditin son tarixindən ən azı 3 ay əvvəl Scandinavian Certification AS-ə təqdim olunmalıdır.

Müqavilənin ləğv olunduğu vaxtadək yaranmış xərclər faktura şəklində təqdim ediləcək.

Müqavilə ləğv olunduqda, onunla əlaqəli sertifikatlar geri çağırılır.

4 Sertifikatlaşdırma orqanının öhdəlikləri və hüquqları

4.1 Scandinavian Certification AS-in öhdəlikləri

Scandinavian Certification AS aşağıdakıları təmin etməlidir:

• Öz keyfiyyət sistemi çərçivəsində peşəkar auditlər aparmaq.
• Yalnız öz keyfiyyət sistemində göstərilən tələblərə cavab verən audit menecerlərindən istifadə etmək; istifadə olunan mütəxəssislər/sahə üzrə peşəkarlar müştərinin təmsil etdiyi sahələrlə əlaqəli uyğun təcrübəyə malik olmalıdırlar.
• Razılaşdırılmış cədvələ uyğun auditləri həyata keçirmək.

• Audit bağlanış iclasından sonra 14 gün ərzində audit hesabatını təqdim etmək.

• Audit nəticələri və sertifikatlaşdırma ilə bağlı dəyişikliklər barədə dərhal məlumat vermək.

• Auditdən əvvəl, zamanı və sonra əldə edilən bütün məlumatları məxfi saxlamaq.

• Birbaşa sorğu əsasında sertifikatların qüvvədəolma müddəti və əhatə dairəsi barədə dəqiq məlumat vermək.

• Təşkilat və ya şəxslər barədə məlumatın yayımlanması üçün əvvəlcədən yazılı razılıq almaq.

• Əgər qanun və ya normativ aktlar üzrə məxfi məlumatların açıqlanması tələb olunursa, müvafiq müştəri və ya şəxsi qanunla qadağan edilmədiyi halda məlumatlandırmaq.
• Sertifikatlaşdırma orqanı tərəfindən verilən qərarlara etiraz edən digər mənbələrdən və ya hakimiyyət orqanlarından gələn məlumatları siyasətimizə uyğun olaraq məxfi saxlamaq. 
• Yalnız qüvvədə olan məxfilik müqaviləsi imzalamış auditorlardan istifadə etmək.
• Yalnız qərəzsiz auditorlardan istifadə etmək və müştəri/sertifikat sahibi təşkilata müvafiq məlumatı təqdim etmək
  
• Scandinavian Certification AS-in başqa şirkət tərəfindən alınması, sahibliyin dəyişməsi, mövcud akkreditasiya statusunun ləğv edilməsi və ya Scandinavian Certification AS-in fəaliyyətini dayandırması və ya müflis olması barədə müştəri/sertifikat sahibi təşkilatı vaxtında məlumatlandırmaq.

4.2 Scandinavian Certification AS-in hüquqları

Əgər sertifikat sahibi təşkilat aşağıdakı hallardan birini törədərsə:

• Aşkarlanmış uyğunsuzluqları vaxtında aradan qaldırmazsa,
• Scandinavian Certification AS və ya akkreditasiya orqanının auditlərini müəyyən olunmuş vaxt çərçivəsində təmin etməzsə.
• İdarəetmə sistemində mühüm dəyişiklikləri gizlədirsə və ya audit zamanı doğru olmayan məlumat versə,
• Sertifikatdan və ya loqolardan sui-istifadə edərsə,

• Müqavilə öhdəliklərini yerinə yetirməzsə,

• Müflis elan olunarsa və ya fəaliyyətini dayandırarsa,

• Sertifikat sahibi təşkilat BMT, Avropa Komissiyası və ya Norveç Hökuməti tərəfindən tətbiq olunan sanksiyalar altında olan şəxslər və ya təşkilatlar tərəfindən birbaşa və ya dolayı yolla idarə olunursa və ya nəzarət edilirsə,

• Mövcud sertifikatlaşdırma müqaviləsinə xitam verin

Scandinavian Certification AS mövcud sertifikatlaşdırma müqaviləsini ləğv etmək hüququna malikdir.

Bununla bağlı olaraq, pozuntunun xarakterindən asılı olaraq Scandinavian Certification AS aşağıdakı tədbirləri görə bilər:

• Sertifikatı geri çağırmaq.

• Sertifikatı dayandırmaq.

• Sertifikatın əhatə dairəsini azaltmaq.

4.3 Sertifikatın əhatə dairəsinin azaldılması

Əhatə dairəsinin azaldılması, məsələn, sertifikatın əhatəsindən müəyyən bir bölmə/şöbə və ya iş prosesi kimi vahidin çıxarılması ilə həyata keçirilə bilər.

Lakin, əhatə dairəsinin azaldılması aşkar edilmiş uyğunsuzluqlardan yayınmaq məqsədilə aparıla bilməz.

4.4 Sertifikatın dayandırılması

Sertifikatın dayandırılması sertifikatın müvəqqəti olaraq geri alınması deməkdir, lakin şirkət öz sertifikat nömrəsini saxlayır və sertifikatın qüvvədə olma müddəti bərpa oluna bilər. Dayandırılmış müddətdə sertifikat sahibi sertifikatını reklam etmək, istifadə etmək və ya ona istinad etmək hüququna malik deyil.

Sertifikat sahibi tərəfindən könüllü olaraq dayandırma tələb oluna bilər və ya Scandinavian Certification AS tərəfindən tələb edilə bilər.

Dayandırmanın müddəti 6 (altı) aya qədər ola bilər. Bu müddət bitdikdən sonra sertifikatlaşdırma tələbləri yerinə yetirilməzsə, sertifikat geri çağırılacaq.

Dayandırmanın aradan qaldırılması üçün adətən audit keçirilməsi tələb olunur.

4.5 Sertifikatın geri çağırılması

Əgər sertifikat sahibi təşkilatın sertifikatlaşdırmaya əsas olan tələblərə və qaydalara uyğun olmadığı aşkar edilərsə, sertifikat dərhal qüvvədən düşür.

Sertifikat geri çağırıldıqdan sonra, sertifikata dair bütün istinadlar — o cümlədən reklam materiallarından, vebsaytlardan, məktub başlıqlarından, zərflərdən, broşürlərdən, məqalələrdən və s. — dərhal silinməlidir.

4.6 Xüsusi auditlər

Əhatə dairəsinin genişləndirilməsi

Mövcud sertifikatın əhatə dairəsinin genişləndirilməsi üçün müraciət edildikdə, sertifikatlaşdırma orqanı ərizəni nəzərdən keçirəcək və risk qiymətləndirmələrinə əsaslanaraq genişləndirmənin təsdiqi üçün zəruri tədbirləri planlaşdıracaq

Qısa müddətli və ya xəbərsiz audit

Bəzi hallarda, şikayətlərin araşdırılması, təşkilatda böyük dəyişikliklərin yoxlanılması və ya dayandırılmış müştərilərin izlənməsi məqsədilə sertifikatlı müştəriyə qarşı qısa müddətli və ya xəbərsiz audit keçirmək zəruri ola bilər. Belə hallarda sertifikatlaşdırma orqanı aşağıdakıları təmin etməlidir:

• Audit barədə sertifikatlı müştəriyə əvvəlcədən yazılı bildiriş və ya audit planı vasitəsilə məlumat vermək.
• Audit heyətinin seçiminə xüsusi diqqət yetirmək, çünki belə vəziyyətdə müştəri audit heyətinin üzvlərini rədd edə bilməz.

Əlavə və ya fövqəladə auditlər

Scandinavian Certification AS aşağıdakı hallarda əlavə izləmə auditləri keçirmək hüququnu özündə saxlayır:

• Təşkilatda əhəmiyyətli struktur dəyişiklikləri həyata keçirilərkən.

• Sahibliyin dəyişməsi baş verəndə, bu dəyişiklik şirkətin fəaliyyət sahəsinə və sertifikatın qüvvədəolma müddətinə təsir göstərə bilər.

• İdarəetmə sistemində ciddi nöqsanlar və dəyişikliklər aşkarlandıqda, və əlavə audit fəaliyyəti ilə bu nöqsanların və dəyişikliklərin kifayət qədər aradan qaldırıldığını təsdiqləmək tələb olunanda.

5 Şikayətlər

Scandinavian Certification AS-in işçiləri və ya audit prosedurları ilə bağlı şikayətlər baş direktor vasitəsilə Scandinavian Certification AS-ə göndərilməlidir. Şikayətçi şəxsə şikayətin qəbul edildiyini təsdiqləyən geri bildiriş verilməlidir.

Şikayət baş direktor və/və ya texniki direktor tərəfindən qiymətləndirilir, araşdırılır və şikayətçi şəxsə şikayətin nəticəsi barədə məlumat verilir. Əgər şikayət baş direktor və texniki direktorun qərəzsizliyinə təsir göstərirsə, o zaman şikayət sertifikatlaşdırma rəhbəri və ya idarə heyəti tərəfindən qiymətləndirilir.

Sertifikatlı müştərilər barədə şikayətlər müvafiq qaydada idarə olunmalıdır. Şikayət edən/edilən təşkilatla əlaqə saxlanılmalı və məsələyə dair zəruri məlumatlar əldə edilməlidir. Bəzi hallarda xəbərsiz yoxlama ziyarətinin keçirilməsi tələb oluna bilər. Hadisə ilə əlaqəli bütün tərəflər məlumatlandırılmalıdır. 

6 Apellyasiya (Etirazlar)

Müştəri və ya sertifikat sahibi Scandinavian Certification AS tərəfindən verilmiş hər hansı qərara apellyasiya verə bilər. Belə bir apellyasiya baş direktor vasitəsilə Scandinavian Certification AS-ə təqdim olunur. Baş direktor müraciəti qiymətləndirir, araşdırır və apellyasiyanın nəticəsi barədə müştəriyə məlumat verir. Əgər apellyasiya işi baş direktorun qərəzsizliyinə təsir göstərirsə, apellyasiya idarəetmənin nümayəndəsi tərəfindən nəzərdən keçirilir.

7 Qaydalar və standartlardakı dəyişikliklər

Scandinavian Certification AS bu sənədin məzmununu dəyişdirmək hüququnu özündə saxlayır. Bu dəyişikliklər həyata keçirilənədək verilmiş sertifikatlar üçün sertifikat sahibi dəyişdirilmiş müddəalara riayət etməyi öhdəsinə götürməlidir.

Müvafiq standart dəyişdirildikdə, sertifikat sahibi növbəti sertifikat yeniləməsindən əvvəl idarəetmə sistemini dəyişdirilmiş tələblərə uyğunlaşdırmalıdır. Lakin, sertifikat sahibinə zəruri dəyişiklikləri həyata keçirmək üçün məqbul vaxt verilməlidir.

8 Sertifikat sahibi təşkilatların reyestri

Sertifikat sahibi təşkilatların reyestri Scandinavian Certification AS tərəfindən Beynəlxalq Akkreditasiya Forumunun tələb etdiyi və məcburi sənəd kimi yayımladığı tələblərə uyğun olaraq ictimaiyyətə açıqlanır.