Proseslərimiz 

Təkliflərin sorğulanması hüquqi öhdəlik yaratmır və e-poçt, sorğu formasında və ya telefonla asanlıqla həyata keçirilə bilər. Audit prosesinə başlamazdan əvvəl tərəflər arasında hüquqi baxımdan məcburi qüvvəyə malik bir razılaşma olmalıdır. Bu, adətən Scandinavian Certification AS tərəfindən təqdim olunan təklifin və şərtlərin qəbul olunması formasında olur.

Razılaşma əldə edildikdən sonra sizə audit prosesini asanlaşdıracaq və vaxt, əhatə dairəsi və metodlar barədə razılıq əldə edəcək bir audit meneceri təyin ediləcək. Bu, sadə və aydın ünsiyyəti təmin edir.

Auditlər, audit hesabatları və uyğunsuzluqların bağlanması ilə bağlı bütün məlumatlar Scandinavian Certification AS-ın audit idarəetmə proqram təminatı vasitəsilə sizə təqdim olunur.

İlkin sertifikatlaşdırma zamanı iki mərhələdən ibarət bir audit prosesi həyata keçirilir. Daha sonra hər il nəzarət auditləri və hər üç ildən bir əsas auditlər (yenidən sertifikatlaşdırma) icra olunur. Hər bir auditdən sonra audit hesabatı hazırlanır.

İlkin audit, idarəetmə sisteminin anlaşılması və qiymətləndirilməsi məqsədilə həyata keçirilir.

1-ci mərhələ auditinin nəticələri əsas audit zamanı uyğunsuzluqlara səbəb ola biləcək sahə və ya məsələlərin 2-ci mərhələdən əvvəl aradan qaldırılmasına yönəlir.

1-ci mərhələ auditinin məqsədləri:

• İdarəetmə sisteminin əhatə dairəsinin təsdiqlənməsi, o cümlədən:

  • Təşkilati bölmələr, resurslar, proseslər, avadanlıq və əməliyyat göstəriciləri.

  • Əhatə dairəsinə daxil olan sahələr üzrə qurulmuş nəzarət sistemləri.

  • Əsas kimi götürülən müvafiq qanunvericilik, normativlər və digər tələblər.

• İdarəetmə sistemi tələblərinin başa düşülməsinin yoxlanması, xüsusilə Əsas performans göstəriciləri, Əhəmiyyətli aspektlər, Proseslər və məqsədlər, Sistemin ümumi fəaliyyətinə dair..

• İdarəetmə sisteminin sənədləşmə tələblərinə cavab verdiyini təsdiqləmək.

• Daxili auditlərin və rəhbərlik tərəfindən nəzərdən keçirmələrin yerinə yetirildiyi və 2-ci mərhələyə qədər başa çatdırıldığını təsdiqləmək.

• İdarəetmə sisteminin tətbiq olunduğunu və 2-ci mərhələyə hazır olub-olmadığını qiymətləndirmək.
• 2-ci mərhələ auditinin planlaşdırılması.

2-ci mərhələ — əsas audit mərhələsidir və standart tələblərinin yerinə yetirilmədiyi hallar uyğunsuzluq (nonconformity) kimi qeyd olunur.

2-ci mərhələ auditinin məqsədləri:

• İdarəetmə sisteminin tətbiq olunduğunu və standartın məqsədlərinə uyğun fəaliyyət göstərdiyini təsdiqləmək. Bu aşağıdakı meyarlar üzrə qiymətləndirilir:
• Təyin olunmuş məqsədlərə çatmaq üçün tətbiq olunurmu?
• Müvafiq normativ və qanunvericilik tələblərinə uyğunluq təmin olunurmu?
• Proseslər üzərində effektiv əməliyyat nəzarəti və idarəetmə həyata keçirilirmi?
• Daxili audit və rəhbərlik tərəfindən nəzərdən keçirmələrin nəticələri tətbiq olunur və izlənilirmi?
• Siyasətlərin yerinə yetirilməsinə rəhbərliyin öhdəliyi və məsuliyyəti təmin olunurmu?
• Sertifikatlaşdırma menecerinə sertifikatın verilməsi ilə bağlı qərar üçün əsas və tövsiyələr təqdim etmək.

Hər bir audit tamamlandıqdan sonra rəqəmsal hesabat sistemimiz vasitəsilə audit hesabatı tərtib olunur. Ən son və keçərli versiya daim rəqəmsal platformada əlçatan olan versiyadır.

Hesabat aşağıdakı məlumatları əhatə edir:

• Audit haqqında ümumi məlumat,

• İdarəetmə sisteminin cari vəziyyəti,

• Standart tələblərinə uyğunluq dərəcəsi.

Uyğunluq çatışmazlığı iki kateqoriyada qeyd olunur:

Uyğunsuzluq (Nonconformity) – Standartın məqsəd və tələblərinə uyğun fəaliyyət göstərməyən ciddi nöqsan və ya bir neçə kiçik nöqsanın cəmi.

• Uyğunsuzluqların bağlanması üçün maksimum 3 təqvim ayı vaxt verilir. Əgər audit təkrar sertifikatlaşma çərçivəsində aparılırsa və sertifikat bu müddətdə etibarsızlaşırsa, son tarix sertifikatın bitmə tarixindən 10 iş günü əvvəl olaraq təyin edilir.

Yaxşılaşdırma İmkanları (Areas for Improvement) – Uyğunsuzluq sayılmayan digər müşahidələr və tövsiyələr.

• Təşkilata bu sahələrlə bağlı rəy bildirməsi üçün 3 təqvim ayı müddət verilir.

Uyğunsuzluq müəyyən edildikdə, onun əsas səbəbini müəyyənləşdirməyiniz və lazımi tədbirləri həyata keçirməyiniz vacibdir. Bu tədbirlərin yalnız problemi aradan qaldırması deyil, təkrar baş verməsinin qarşısını alması da təmin olunmalıdır. Bütün sənədləşmə rəqəmsal hesabat vasitəsilə təqdim olunur.

• Sizin təqdim etdiyiniz məlumatlara əsaslanaraq, audit meneceri uyğunsuzluğu bağlamaq qərarına gələ bilər. Əgər ehtiyac yaranarsa, əlavə izahat və ya tədbirlərin təsdiqi üçün əlavə suallar verilə və ya digər yoxlamalar aparıla bilər.

• Bütün uyğunsuzluqlar bağlandıqdan sonra və ya bağlanma imkanı olmadıqda, audit meneceri sertifikatlaşdırma menecerinə qərar verilməsi üçün məlumat ötürür.

Sertifikatlaşdırma meneceri sertifikatın verilməsi üçün əsasları qiymətləndirir. Bu qiymətləndirməyə Müqavilələr və razılaşmalar, Audit prosesinin icrası, Audit komandasının səriştəsi, Audit sənədləri (hesabat, uyğunsuzluqların bağlanması və s.), Baş auditorun tövsiyələri daxildir.

Əgər qərar müsbət olarsa, təşkilata sertifikat verilir.

Sertifikatlaşdırma menecerinin müsbət qərarı olduğu halda, əhatə dairəsi və standartlara dair razılaşma əsasında sertifikat təqdim olunur.

Verilmiş sertifikatın etibarlılıq müddəti 3 ildir və bu müddət ərzində hər il izləmə (nəzarət) auditi tələb olunur.

Sertifikat təqdim edildikdən sonra sertifikatın davamlı saxlanılması və daimi inkişaf prosesi başlayır.

İlk illik nəzarət auditi sertifikatın verilməsindən etibarən 12 ay ərzində keçirilməlidir. Sonrakı illərdə isə hər il təkrarlanır.

İllik nəzarət auditinin məqsədləri:

• Təşkilat daxilində baş vermiş dəyişikliklərin nəzərdən keçirilməsi

• Əvvəlki auditlər zamanı qeyd olunmuş uyğunsuzluqların və tədbirlərin izlənməsi

• İdarəetmə sisteminin hələ də qurulmuş vəziyyətdə olduğunu və effektiv işlədiyini təsdiqləmək:

• Müəyyən olunmuş məqsədlərə çatılıb-çatılmadığı

Müvafiq tələblərə uyğunluğun təmin olunması

Daxili auditlərin və rəhbərlik nəzərdən keçirmələrinin effektivliyi

Maraqlı tərəflərin şikayət və sorğularına reaksiyalar

Davamlı əməliyyat nəzarəti

İdarəetmə sisteminin davamlı inkişaf üçün necə işlədiyini qiymətləndirmək

Sertifikatların və loqotiplərin istifadə qaydalarına uyğun istifadə olunmasını yoxlamaq

İllik nəzarət auditləri hər il, Yenidən Sertifikatlaşdırma isə hər 3 ildən bir həyata keçirilir.
Yenidən Sertifikatlaşdırma prosesi, o cümlədən uyğunsuzluqların bağlanması, əvvəlki sertifikatın etibarlılıq müddəti bitməzdən əvvəl tamamlanmalıdır.
Bütün şərtlər yerinə yetirildikdə, 3 il müddətinə yeni sertifikat verilir.

Yenidən Sertifikatlaşdırma auditinin məqsədləri:

• Təşkilat daxilində baş vermiş dəyişikliklərin nəzərdən keçirilməsi
• Əvvəlki auditlərdə qeyd olunmuş və təkrar olunan uyğunsuzluqların izlənməsi
• İdarəetmə sisteminin hələ də qurulmuş və effektiv olduğunu təsdiqləmək və:
• Tətbiq olunan standartların tələblərinə cavab verir
• Müəyyən olunmuş məqsədlərə çatır
• Müvafiq normativ tələblərə uyğunluq təmin olunur
• Daxili auditlər və rəhbərlik nəzərdən keçirmələr effektiv həyata keçirilir
• Maraqlı tərəflərin şikayət və müraciətləri izlənilir
• Əməliyyatların davamlı nəzarəti təmin olunur
• Rəhbərliyin davamlı inkişaf öhdəliyini və sistemin performansı davamlı yaxşılaşdırmağa yönəldiyini təsdiqləmək
• Sertifikat və loqotiplərin istifadə qaydalarına uyğunluğunu yoxlamaq
• Yeni sertifikatın verilməsi üçün qərar əsasını və tövsiyələri sertifikatlaşdırma menecerinə təqdim etmək

İdarəetmə sisteminin müəyyən meyarlar əsasında qiymətləndirilməsi zamanı bəzi hallarda fikir ayrılığı yarana bilər və bu, şikayət və ya apellyasiya formasında ifadə oluna bilər.

Şikayətlər

Scandinavian Certification AS-in əməkdaşları və ya audit prosedurları ilə bağlı şikayətlər, şirkətin baş menecerinə yönəldilməlidir.

Şikayət daxil olduqdan sonra müraciət edən şəxsə müraciətin qəbul edildiyi təsdiqlənir.

Baş menecer məsələni qiymətləndirir, araşdırır və şikayətin nəticəsi ilə bağlı rəy bildirir.

Əgər şikayət baş menecerin obyektivliyinə təsir edirsə, bu halda məsələ rəhbərliyin nümayəndəsi və ya idarə heyəti tərəfindən araşdırılır.

Sertifikatlaşdırılmış müştərilər ilə bağlı şikayətlər də eyni prosedura əsasən, Şikayət olunan müəssisə ilə əlaqə saxlanılır, lazımi məlumatlar toplanır. Zəruri hallarda müəssisəyə qeyri-elanlı (anons edilməmiş) audit keçirilə bilər.

Prosesdə iştirak edən bütün tərəflər məlumatlandırılır.

Apellyasiyalar

Sertifikat almağa müraciət edən və ya artıq sertifikatlaşdırılmış tərəf, sertifikatın verilməsi/verilməməsi ilə bağlı qərarlara qarşı apellyasiya hüququna malikdir.

Apellyasiya müraciəti baş menecerə ünvanlanmalıdır.

Baş menecer müraciəti qiymətləndirir, araşdırır və nəticə barədə müştəriyə rəsmi məlumat verir.

Əgər apellyasiya baş menecerin qərəzsizliyinə təsir edə bilərsə, bu zaman iş rəhbərliyin nümayəndəsi tərəfindən nəzərdən keçirilir.