Vår policy

Vi skal arbeide for at vår virksomhet drives i tråd med de krav som vi er underlagt gjennom vår akkreditering og god forretningsskikk.

Dette omfatter da en forpliktelse til å etterstrebe at:

• Styringssystemet vårt til enhver tid er overensstemmelse med kravene i standardene
• Alt personell får den nødvendige opplæringen og innehar en kompetanse som er i tråd med standardens krav
• Virksomheten drives på en etisk god måte
• Alt personell er seg bevist sitt ansvar og at konfidensialitet opprettholdes.
• Våre leveranser er korrekte (rapporter og sertifikater)

• • Tidsfrister overholdes
  • God kundefokus opprettholdes
  • Vi opptrer upartisk i alle sammenhenger

Scandinavian Certification AS skal opptre som et uavhengig og upartisk sertifiseringsorgan basert på følgende kriterier:

• Vårt personell skal ikke utføre revisjoner av systemer de selv har vært med på å etablere.
• Vårt personell skal ikke gjennomføre revisjon av ledelsessystem som de har arbeidet med eller gjennomført interne revisjoner av.
• Det skal gå minimum 2 år før vårt personell kan revidere ledelsessystemer som de tidligere har vært involvert i utvikling, vedlikehold, etableringsarbeid eller 1-parts revisjoner.
• Scandinavian Certification AS skal ikke gjennomføre 1-parts revisjoner for egne kunder.
• Scandinavian Certification AS skal ikke tilby konsulent tjenester som kan påvirke vår uavhengighet.
• Kunder skal ha mulighet til å helt eller delvis avvise revisjonspersonell, grunnet revisjonspersonellets uavhengighet. 

Scandinavian Certification AS vurderer mulige interessekonflikter i forbindelse med våre oppdrag. Vårt personell skal signere en taushets- og uavhengighetserklæring som forplikter til å varsle selskapet dersom det skulle oppstå brudd på vår politikk for uavhengighet og upartiskhet.

Saker som skulle oppstå, avdekkes eller meldes av eksterne parter skal loggføres og gjennomgås.

1. Formål

Scandinavian Certification AS skal tilby uavhengige tredje parts revisjon og sertifiseringstjenester av høy kvalitet innen anerkjente ledelsesstandarder utgitt av International Organization of Standardization (ISO). For å gjøre dette på en trygg, effektiv og etisk måte, skal vi ha et arbeidsmiljø som fremmer helse, sikkerhet, trivsel og integritet for alle som jobber for oss – ansatte så vel som innleide revisorer.

Denne arbeidsmiljøpolicyen er en del av vårt ledelsessystem og er operasjonalisert i våre regler for god oppførsel (Code of Conduct) med dokument id D043.

2. Omfang

Policyen gjelder for:

• Alle ansatte i Scandinavian Certification AS
• Innleide revisorer og partnere som utfører arbeid på våre vegne
• Alle lokasjoner, hjemmekontor, kundebesøk og digitale arbeidsarenaer

3. Våre prinsipper for arbeidsmiljø

3.1 Et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø

Vi skal ha et arbeidsmiljø som ivaretar både fysisk og psykososial sikkerhet. Dette innebærer at vi:

• Aktivt forebygger ulykker, arbeidsrelaterte sykdommer og uheldige belastninger
• Følger krav i arbeidsmiljøloven med forskrifter og i relevante ISO-standarder
• Oppfordrer alle medarbeidere til å fjerne seg fra utrygge situasjoner og rapportere risiko
• Sørger for at nødvendig personlig verneutstyr brukes og at sikkerhetsinformasjon innhentes før kundebesøk

For oss betyr HMS også at vi respekterer individuelle behov og livssituasjoner. Balanse mellom jobb og privatliv skal være mulig – uavhengig av arbeidssted.

3.2 Et inkluderende og respektfullt arbeidsmiljø

Vi tolererer ingen form for:

• trakassering
• mobbing
• diskriminering
• rasisme
• utilbørlig oppførsel

Dette er forankret i både arbeidsmiljøloven og vår Code of Conduct D043, hvor alle har plikt til å rapportere slike forhold.

Vi skal møte hverandre med respekt, profesjonalitet og god kommunikasjon – også digitalt og i sosiale medier.

3.3 Integritet, objektivitet og habilitet

Som sertifiseringsorgan er troverdigheten vår avgjørende.

Vi skal:

• Sikre habilitet og objektivitet i alle revisjoner
• Rapportere interessekonflikter før arbeid påbegynnes
• Basere revisjoner på verifiserbar og objektiv informasjon
• Overholde krav til uavhengighet i henhold til akkrediteringsstandarder

Dette gjelder både ansatte og innleide revisorer.

3.4 Profesjonell og sikker håndtering av informasjon

Vi beskytter informasjon om ansatte, kunder og leverandører gjennom:

• Riktig lagring og behandling av data
• Bruk av lovlig og oppdatert programvare
• Sikker digital praksis ved bruk av egne og kunders systemer
• Etterlevelse av personvernlovgivning (GDPR) og våre interne rutiner

Dette følger direkte av kravene i vår Code of Conduct om informasjonssikkerhet og databehandling.

3.5 Rusmiddelpolicy

Objektiv dømmekraft og evne til å vurdere egen og andres sikkerhet er kritisk.

Scandinavian Certification AS har null-toleranse når det gjelder å være påvirket av alkohol eller andre rusmidler i arbeidstiden eller på oppdrag.

3.6 Profesjonell opptreden og rolleforståelse

Alle som representerer Scandinavian Certification AS skal:

• Oppføre seg i tråd med våre verdier og vårt profesjonelle omdømme
• Ikke uttrykke politiske meninger i arbeidssammenheng
• Behandle alle kunder likt, rettferdig og i tråd med våre akkrediteringskrav
• Ikke opptre på vegne av selskapet uten autorisasjon

4. Ansvar og roller

Styret

• Sikre at det er tilstrekkelige ressurser, rammer og føre tilsyn med HMS arbeidet

Øverste ledelse

• Har ansvar for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø
• Etablere og vedlikeholde et systematisk HMS-arbeid
• Sikre kompetanse
• Følger opp rapporterte hendelser og tar nødvendige tiltak
• Sørger for at alle involverte er kjent med policy og Code of Conduct

Ansatte og innleide revisorer

• Skal bidra til et trygt, inkluderende og profesjonelt arbeidsmiljø
• Skal rapportere uønskede hendelser, brudd eller bekymringer
• Skal praktisere god dømmekraft ved kundebesøk og i felt
• Skal følge denne policyen. Signere og etterleve vår Code of Conduct D043

5. Rapportering og varslingskanaler

Vi følger norsk arbeidsmiljølov, varslingsregler og anti-gjengjeldelsespolitikk.

Medarbeidere kan rapportere:

• HMS-avvik – til nærmeste leder eller kundens ledelse ved behov
• Habilitet – til kontaktperson i Scandinavian Certification AS
• Informasjonssikkerhet– til ansvarlig for IT og sikkerhet
• Andre bekymringer – til ledelsen eller via anonym/konfidensiell kanal

I tråd med Code of Conduct kan saker meldes til:
CEO alexander@scancert.no eller COO harald@scancert.no

Dersom ønskelig kan varsling også sendes konfidensielt til CHRO / VO Grethe@scancert.no.

Ingen skal oppleve gjengjeldelse for å rapportere i henhold til Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Kapittel 2 A. Varsling.

6. Etterlevelse og konsekvenser

Brudd på denne policyen og/eller Code of Conduct kan:

• føre til oppfølging i tråd med arbeidsmiljølov og interne prosedyrer
• få konsekvenser for samarbeid, innleie eller arbeidsforhold
• ved alvorlige brudd rapporteres til relevante myndigheter

7. Revisjon av policyen

Policyen gjennomgås årlig og oppdateres ved behov, eller hvis det skjer vesentlige endringer i lovverk, organisasjon eller akkrediteringskrav.

8. Ikrafttredelse

Denne arbeidsmiljøpolicyen gjelder for alle som arbeider for eller representerer Scandinavian Certification AS, uavhengig av arbeidssted eller ansettelsesform.

Dato: 28/11-2025

Alexander Pisani

CEO